As normas de Boas Práticas de Fabricação (BPF) visam sempre a prevenção de erros que possam comprometer a qualidade dos medicamentos e a segurança dos pacientes. Isso significa que, para todas as atividades relevantes para as BPF, deve haver instruções escritas em vigor que descrevam como devem ser os fluxos de processos, condições operacionais, características do produto, dentre outros. Essas instruções documentais são seguidas pelos colaboradores que registram o que realmente ocorreu na prática.
Assim, é possível distinguir entre dois tipos básicos de documento:
- Documentos que descrevem requisitos como especificações, procedimentos de testes, contratos, etc. Eles devem ser examinados e aprovados ou liberados de acordo com os procedimentos internos da empresa. Além disso, esses documentos devem ser verificados em intervalos regulares quanto à precisão, adequabilidade e necessidade de atualização. Documentos como esses, especialmente instruções, não podem ser escritos à mão.
- Registros manuais ou relatórios de equipamentos como os que gravam dados sobre o processamento de lotes, certificados de qualidade e relatórios de inspeção. Eles devem apresentar os procedimentos essenciais de maneira fácil de seguir e se relacionar claramente com a instrução na qual se baseiam. Se forem feitas entradas manuscritas, estas devem ser indestrutíveis e permanentes. Modificações subsequentes devem ser feitas de maneira que deixe o registro anterior legível. O motivo da alteração, a data e a assinatura da pessoa responsável também devem ser fornecidos.
Portanto, a documentação que está em conformidade com as BPF frequentemente consiste em um par de documentos: um documento com caráter instrutivo (como um procedimento operacional padrão (POP) ou um plano de qualificação) e outro documento que confirma que na prática tudo foi feito de acordo com as instruções (registros, relatórios, por exemplo). As instruções devem ser elaboradas, revisadas e autorizadas antecipadamente. Registros e relatórios devem ser sempre escritos logo após o evento e com base nas instruções que foram autorizadas anteriormente.
Documentos específicos são solicitados em vários itens das regulamentações farmacêuticas:
• Descrições de funções e diagramas organizacionais devem ser preparados pela área de recursos humanos.
• Salas de fabricação devem ser limpas e/ou desinfetadas de acordo com um programa de saneamento aprovado.
• Programas de higiene para a prática de hábitos corretos durante a produção/análise de produtos devem ser preparados.
• A produção deve ser realizada com base em instruções de fabricação e documentada em um registro de fabricação de lote.
• O controle de qualidade deve ser realizado com base em um procedimento de teste e documentado em um relatório de teste.
• Devem haver contratos escritos entre o contratante e o contratado para prestação de serviços.
• Registros devem ser mantidos sobre a aquisição, importação, exportação, armazenamento e comercialização de produtos.
• Devem ser criadas instruções e descrições de procedimentos escritos para a liberação de medicamentos para o mercado.
• O responsável pela Farmacovigilância é encarregado de garantir que todos os relatórios sobre riscos farmacêuticos, que se tornem conhecidos, sejam coletados de acordo com um procedimento definido. Todas as reclamações devem ser registradas sistematicamente.
• Registros sobre autoinspeção e as ações corretivas tomadas devem ser mantidos e armazenados.
Documentos escritos de maneira clara e precisa evitam erros de comunicação verbal e permitem rastrear a história de um lote. A documentação de um lote representa, portanto, os registros mais importantes em termos de evidências da qualidade do produto final.
Seleção dos documentos mais importantes relacionados a fabricação de lotes:
Seleção dos documentos mais importantes relacionados ao teste dos produtos.
Não apenas os documentos de fabricação do lote, mas também todos os dados que fornecem evidências de que os requisitos das BPF foram e serão cumpridos são relevantes para as BPF.
Seleção dos documentos mais importantes relacionados a BPF.
As avaliações e conclusões nos documentos devem ser claras e compreensíveis. Um pré-requisito para isso é a sua rastreabilidade, por exemplo, até os dados brutos (dados primários) que foram obtidos diretamente a partir de medições ou observações. Os dados brutos podem ser criados em formato eletrônico ou em papel, como planilhas preenchidas, impressões de máquinas, registros ou anotações. Os dados brutos são necessários para reconstruir os resultados de cálculos e avaliações.
Eles devem ser armazenados com cuidado especial. Os dados brutos podem representar uma quantidade significativa de dados físicos e eletrônicos; muitas vezes, são separados da documentação e arquivados remotamente como anexos ou em arquivos separados. Nesses casos, é importante garantir que todos os cálculos e avaliações estejam vinculados aos dados brutos de maneira a permitir sua rastreabilidade.
Conclusão
A conformidade com as Boas Práticas de Fabricação requer a elaboração e manutenção de uma variedade de documentos relevantes em todas as etapas da fabricação e controle de produtos farmacêuticos. Esses documentos desempenham um papel crucial na prevenção de erros, assegurando a qualidade dos medicamentos e a segurança dos pacientes. A documentação inclui instruções detalhadas, registros precisos e relatórios abrangentes que refletem tanto os requisitos teóricos quanto as atividades práticas.
A divisão entre documentos que descrevem requisitos e registros que documentam atividades práticas facilita a rastreabilidade e a verificação das operações. A seleção criteriosa e clara destes documentos, desde as fórmulas de fabricação até os registros de testes, abrange todos os aspectos da produção e controle de qualidade. O adequado uso da documentação não apenas atende aos regulamentos, mas também contribui para a confiança na qualidade, integridade e rastreabilidade dos produtos farmacêuticos fabricados.
Referências
BRASIL. Agência Nacional de Vigilância Sanitária. Resolução RDC nº 658/2022 – Boas Práticas Boas Práticas de Fabricação de Medicamentos.
PIC/S PI 041-1 Good Practices for Data Management and Integrity in Regulated GMP/GDP Environments
OMS Technical Report Series No. 996, Annex 5: Guidance on Good Data and Record Management Practices, 2016.
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